Pada akhir tahun 2012 Bapak Dirjen Dikti waktu itu Djoko Santoso mengeluarkan surat mandat kepada Universitas Jambi untuk menyelenggarakan banyak program studi baru secara bersamaan, Saat itu ada lebih dari 20 prodi, termasuk program studi sitem informasi. Pada tahun 2013 Universitas Jambi membuka jalur penerimaan mahasiswa dan langsung menjalankan prodi ini. Dalam situasi yang serba terbatas kami berusaha memperbaiki kekurangan-kerungan, situasinya sangat sulit, dosen-dosen yang s2, s3 bidang komputer masih berhomebase prodi lain, kurikulumpun baru disusun, penelitian dan pengabdian baru diinisiasi. Situasi ini tidak membuat kami surut sedikitpun, pembenahan terus dilakukan.
Hampir 4 tahun terhitung sejak berdiri, kemudian pada pertengahan 2016 sebelum mahasiswa generasi pertama lulus, dengan beraninya kami mengajukan akreditasi ke Badang Akreditasi Nasional-Perguruan Tinggi (BAN-PT), bla bla dengan resource yang minim tetapi semangat yang tinggi, terjadilah penilaian lapangan pada bulan Oktober 2016, kemudian diikuti keluarnya nilai akreditasi pada bulan Desember 2016 dengan nilai C. Ya, nilainya C.
Saya dan tim mereview hasil ini dan mempelajari kembali titik kelemahan atas penilaian tersebut. Setidaknya kami menemukan 3 titik kekurangannya, yaitu:
- Belum ada lulusan, belum ada tugas akhir, apa lagi pembimbingan tugas akhir, penelitian yang masih dapat dihitung jari, seminar beberapa saja, apa lagi publikasi, juga waktu itu masih ada dosen yang secara esensi ahli tetapi tidak berstrata pendidikan bidang komputer, ditambah lagi ruang dosen yang belum memadai. Situasinya memang menggambarkan wajar untuk dapat C.
- Kami tidak mengetahui secara detail bagaimana secara eksplisit asesor menilai program studi, sehingga acuan utama menyusun dokumen borang hanya buku matrik penilaian akreditasi yang dikeluarkan BAN-PT, hal ini tidak cukup karena tidak dapat digunakan sebagai alat kalkulasi. Intinya, alat ukur nilai masih kurang sehingga tidak bisa mengestimasikan nilai dengan tepat.
- Waktu mengajukan akreditasi yang kurang tepat. Program studi yang baru berdiri dapat memaksimalkan nilai jika mengajukan akreditasi pada saat mahasiswa sudah lulus sidang skripsi tetapi belum wisuda. Kami mengajukan sebelum ada 1-pun yang menyelesaikan skripsi.
Berdasarkan kekurangan tersebut, mulai 2017 saya dan tim memperbaiki semuanya, dosen-dosen yang idelanya berumpun ilmu sistem informasi segera kami usahakan untuk pindah homebase, penelitian kita tingkatkan, jurnal sebagai wadah kita buat, mutu dan jumlah penelitian mulai ditingkatkan, mahasiswa sudah magang di beberapa BUMN, lulusanpun sudah ada dan sudah bekerja sesuai bidang. Alhamdulillah sudah tanpak pertumbuhan yang lebih baik.
Sebenarnya nilai akreditasi C prodi SI ini berlaku 5 tahun ke depan mulai 2016 sampai dengan 2021, tetapi kami melihat potensi untuk bergeser menuju B sudah ada, didorong pula oleh tim dekanat, sehingga kami merasa situasi ini layak diperjuangkan. Bismillah, akhirnya kami melakukan re-akreditasi ke BAN-PT yang diinisiasi pada bulan Desember 2017 dan disubmit pada bulan Januari 2018.
Bla bla bla.., Alhamdulillah tepat pada bulan Mei 2018 nilai akreditasi prodi SI keluar dengan nilai angka 329 dan nilai akreditasi B, hanya 32 poin nilai untuk menuju akreditasi A. Bagi kami, perolehan nilai angka segitu untuk program studi yang baru berdiri 5 tahun ini adalah prestasi yang baik. Mudahan 5 tahun kedepan dapat diupayakan menuju A. Amien..
Di tengah-tengah situasi banyak prodi yang sedang bermigrasi ke akreditasi internasional saya tetap merasa terpanggil untuk berbagi ke rekan-rekan yang mungkin juga sedang mengelola prodi baru dan berusaha
meniti langkah-langkah awal menuju B, mudah-mudahan bisa sebagai lompatan kecil pertama untuk menuju titik-titik kemajuan berikutnya.
Saya mulai sharing ini dengan sub title esensi akreditasi dan diakhiri dgn upaya untuk meningkatkan nilai akreditasi.
Esensi Akreditasi
Saya tidak suka pasal-pasal, PP nomor ini nomor itu, SK nomor ini tahun x,y,z. Tetapi apa boleh buat tata kelola yang mengatur manajemen pemerintah ini menggunakan mekanisme itu, mau tidak mau kita harus menelaah mempelajari korelasi dan keterkaitannya agar tujuan dan esesni aturan tersebut tepat sasaran.
Dari sekian referensi yang sempat saya baca, saya menyimpulkan sendiri bahwa esensi akreditasi ini adalah “jaminan kualitas pendidikan kepada publik“. Sehingga logika yang perlu kita bangun adalah: apakah program studi yang kita kelola cukup atau sangat layak sebagai tempat pendidikan dan penelitian bagi masyarakat? Tidak mungkin
sangat layak kalo dosen saja tidak berimbang dengan jumlah mahasiswa, bagaimana layak kelas saja kurang, bagaiamana mau meneliti laboratorium saja rebutan, bagaimana mungkin membuat mahasiwa ahli kalo yg mengajarnya saja tidak ahli, bagaimana mungkin penelitian memberikan kontribusi bagi kehidupan dipublish saja tidak pernah dan seterusnya dan seterusnya.
Esensi Borang
Defenisi formal, isi, butir dan seterusnya dapat dibaca di sini https://banpt.or.id. Bagi saya, borang adalah dokumen yang menggambarkan wajah yang mencerminkan situasi program studi/fakultas/univeristas. Tentu saja wajah yang dimaksud sesuai dengan standar yang ditentukan BAN-PT. Saat saya menulis ini standarnya masih 7.
Menulis prestasi baik belum tentu akan menjadi nilai
Walaupun borang adalah wajah program studi kita, tapi dalam konsep penilaian akreditasi BAN-PT fokus
yang kita sajikan adalah apa yang menjadi standar penilaian. Asesor akan menilai sesuai dengan standar penilaian yang telah ditetapkan, sehingga kita tidak perlu mengeluarkan usaha yang berlebih untuk menyajikan prestasi atau kualitas yang tidak sesuai dengan standar penilaian.
Pertanyaan, jawaban, dan nilai atas jawaban telah distandarkan dengan sangat jelas oleh BAN-PT, asesor hanya menjalankan. Tetapi tentu saja expert judgment asesor diperlukan agar nilai tersebut benar-benar sesuai kondisi aslinya.
Sebagai penyusun borang, kita harus masuk ke teknis bagaimana asesor melakukan penilaian. Dengan demikian
kita dapat menghilangkan gap antara apa yang borang sajikan dengan apa yang akan dinilai asesor. Detailnya saya jelaskan pada sub title teknis pengisian nilai.
Cara Kerja Asesor
Prosedur detail, alur, petunjuk, instrumen dan SOP dapat dilihat di https://banpt.or.id. Tetapi pada intinya
kategori kerja Asesor terdiri dari 2 yakni 1) asesmen kecukupan (AK) dan 2) asesmen lapangan (AL).
Pada proses AK, asesor akan menilai borang prodi 3A, evaluasi diri dan borang fakultas 3B.
Sebenarnya pada proses AK asesor sudah mendapatkan nilai akreditasi program studi pengusul, hanya saja
belum terkonfirmasi, oleh karna itu diperlukan AL/visitasi/kunjungan langsung ke program studi.
Secara psikologi, asesor datang ke program studi sudah mengantongi nilai akreditasi prodi yang dikunjunginya.
Perlu dicatat, usahakan secara maksimal membuat borang dengan sebaik-baiknya dan setinggi-tingginya, dan dapat dibuktikan saat AL, jangan sekali-kali meremehkan borang yang kita submit ke BAN-PT dengan berdalih nanti akan kita perbaiki saat visitasi, ini logika yang keliru. Karena pada umumnya asesor tidak elok jika menaikan atau menurunkan nilai terlalu tinggi dari hasil nilai AK, konon katanya hanya naik turun sekitar 10 poin. Jadi pastikan borang yang disubmit dengan bobot maksimal.
Teknis Pengisian Nilai
Ini adalah bagian yang terpenting karena kita masuk pada bagian bagaimana asesor memberikan nilai setiap butir. Hal ini juga sebagai upaya untuk menekan gap yang saya sebutkan tadi.
Setiap asesor dibekali form Excel dari BAN-PT untuk melakukan penilain. Form tersebut dapat dicari di Internet melalui mesin pencari Google dengan kata kunci “form penilaian akreditasi sarjana”.
Fokus kita pada sheet “hitung F1”, perhatikan gambar berikut pada nomor 1, nomor item 1.1.a, asesor akan
menilai “Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi”, kemudian ada nilai
1 sampai dengan 4 yang disesuaikan dengan isi borang yang kita sajikan. Lihat nilai 3 dan 4 hanya dibedakan dengan kondisi jelas dan sangat jelas. Begitu pula pada nomor item 1.1.b nilai 3 dan 4 hanya dibedakan dengan dokumen yang lengkap dan sangat lengkap.
Lihat pula nomor 43, nomor item 4.5.3 asesor akan mengisi berapa orang dosen sebagai penyaji, peserta dan total dosen maka nilai akan keluar otomatis, pada contoh nilainya 3,75. Kita dapat mencoba-coba memasukan
angka untuk mensimulasikan berapa nilai yang kita dapatkan dan berapa nilai maksimal yang distandarkan BAN-PT.
Simulasikan untuk 100 item penilain lainnya dan lihat pada sheet “hasil desk&akhir” untuk melihat total nilai yang didapat.
Bobot nilai, margin dan improvement
Pada sheet “F1”, menggunakan data bobot yang distandarkan BAN-PT kita dapat melakukan sedikit analisa
untuk mengukur performance beban penilaian, berikut analisa saat saya mengestimasi nilai borang.
Dari tabel tersebut kita bisa melihat, pada standar 1 dan 2 BAN-PT memberikan total bobot yang rendah 3,12 dan 6,24, sedangkan tertinggi pada standar 4, 5 dan 7.
Ada sedikit lelucon dari bobot nilai di atas, andai saja visi misi dan manajemen nilainya 0 sedangkan standar 3 s.d 7 pada angka maksimal maka nilainya tetap 362 alias akreditasi A 🙂 atau dengan bahasa diplomatisnya visi misi seperti apapun yang anda buat, model manajemen apapun yang anda terapkan, selagi mahasiswa dan lulusannya bermutu, sdm kapabel, kurikulum mantap, biaya fasilitas sangat mendukung, penelitian publikasi internasional terus, paten banyak, dan MoU aktif maka tetap berpeluang tinggi mendapat akreditasi A 😀
Baik, kita lanjutkan, saya melakukan komparasi antara nilai yang saya dapatkan dengan nilai maksimal BAN-PT, selisihnya
menjadi margin kekurangan nilai yang harus saya telaah untuk diimprovement. Memang ada bagian yang
bisa dilakukan improvement seperti visi, misi dan manajemen tetapi ada juga yang tidak bisa seperti SDM dan penelitian. Fokus yang harus kita lakukan adalah memastikan jangan sampai ada hal yang bisa kita tingkatkan tetapi tidak dimasukan ke dalam borang.
Perlu diperhatikan, akreditasi B dimulai dengan total nilai angka 301 dan akreditasi A dimulai dengan nilai angka 361.
Porsi nilai borang 3A 75% (prodi), Evaluasi Diri 10%(prodi) dan 3B 15% (fakultas).
Dengan menghitung margin kita dapat menghitung berapa kekurangan nilai yang dibutuhkan menuju B atau A.
Baik, berikutnya item-item dan harapan yang perlu diperhatikan saat mengisi borang.
Menelaah isi borang 3A
| Standar I | Visi, Misi, Tujuan dan Strategi |
|---|---|
| 1.1.a | Visi adalah cita-cita jangka panjang. Visi harus jelas, realistis jika dikorelasikan dengan evaluasi diri |
| Action visi memang terlihat dapat direalisasikan denganmisi, kurikulum, penelitian dan MoU yang dilakukan. Menyusun visi harus melibatkansemua pihak yang terkait (dosen, stakeholder, dll). Ada berita acara lengkap. | |
| 1.1.b | Minimal ada 3 dokumen yang harus ada: 1) 1 Rencana strategis per 5 tahun, 2) Rencana operasional per tahun dan |
| 3) program kerja per tahun. Isi ketiga dokumen tersebut harus mengalir dari rencana strategis sampai ke program kerja. | |
| Harus ada target tiap tahunnya dengan indikator sebagai ukuran pencapaian. Pada setiap target sebaiknya harus ada | |
| strategi pencapaian (usaha yang dilakukan agar tercapai). | |
| 1.2 | Visi Misi harus disosialisasikan dan harus diukur tingkat pemahamannya, biasanya melalui survey kepada |
| dosen, tendik, mahasiswa dan stakeholder. Bukti pemahamannya dapat dibuktikan denganaktifitas yang dilakukan selama ini. | |
| II | Manajemen dan mutu |
| 2.2 | Pengelola prodi terbukti dipercaya publik, seperti sebagai pembicara, konsultan, ahli di luar kampus, pemimpin di masyarakat, dan lain lain. Dibuktikan dengan dokumen. |
| 2.3 | Harus ada SOP untuk setiap bagian pengelolaan prodi , SOP tidak cukup hanyak pada bagian eksekusi saja harus benar-benar dimulai dari planing, organizing, stafing, leading dan controling. Setiap item tersebut harus ada SOPnya. |
| 2.4 | Konsep inti Satuan Penjamin Mutu Internal (SPMI) adalah menjaga mutu prodi setara dengan standar mutu yang dinilai oleh Satuan Penjamin Mutu External (SPME),SPMI yang baik akan membuat penilaian yang baik oleh SPME.
Dokumen yang harus disiapkan: 1) Manual Mutu yakni dokumen yang menjelaskan bagaimana menjalankan mutu 2) standar mutu yakni dokumen yang mendata apa saja poin-poin mutu yang distandarkan oleh prodi. Dokumen tersebut harus ada legalitasnya. |
| 2.5 | Umpan balik harus dilakukan secara periodik, dan harus ada mekanisme yang menjamin setiap umpan balik selalu ditindaklanjuti secara berkelanjutan. Upan balik harus ada yang berasal dari 4 komponen civitas 1) dosen 2) mahasiswa 3)alumni dan 4) pengguna lulusan. Buktikan dengan dokumen umpan balik |
| 2.6 | Prodi harus tetap berlangsung maka harus diupayakan, minimal 4 upaya: 1) animo 2) peningkatan mutu manajemen 3) mutu lulusan 4) upaya mendapatkan hibah. Buktikan setiap upaya tersebut |
| III | Kemahasiswaan dan lulusan |
| 3.1.1.a | Perbandingan minimal ikut seleksi dan daya tampung adalah 5:1 |
| 3.1.1.d | Minimal rata-rata IPK 5 tahun terakhir : 3 |
| 3.1.4.a | Harus minimal 50% mahasiswa per angkatan lulus tepat waktu |
| 3.2.1 | Harus adalah layanan 1) Bimbingan mahasiswa 2) Bimbingan konseling khusus oleh konselor 3) ekstra 4) beasiswa 5) klinik kesehatan. Ada jadwal akses. |
| 3.3.1.a | Ada tracerstudy dan ada usaha yang dilakukan secara periodik untuk mengupdate data tersebut. Bukan hanya mendata tapi updating adalah bagian yang sangat penting di sini. |
| 3.3.1.b | Hasil kuesionel tracerstudy harus digunakan untuk perbaikan 1) proses pembelajaran 2) informasi pekerjaan 3) menggalang dana 4) membangun jaringan |
| 3.3.2 | Masa tunggu maksimal setelah lulus adalah 3 bulan |
| IV | Sumber Daya Manusia |
| 4.1 | Ada dokumen pedoman yang mengatur mulai dari seleksi sampai dengan pengembangan dosen dan tendik. Ada bukti secara history |
| 4.3.1.b | Minimal 50% dari dosen tetap bergelar S3 |
| 4.3.1.c | Minimal 50% dari dosen tetap adalah Lektor atau Profesor |
| 4.3.1.d | Minimal 50% dari dosen tetap sudah bersertifikasi |
| 4.4.1 | Tidak boleh ada dosen tidak tetap, secara peraturan dosen kontrakhanya berhak mengajar dan mendapatkan pelatihan, sehingga kondisi ini tidak menumbuhkan tridharma secara utuh. |
| 4.5.1 | Minimal 4 kali dalam 1 tahun mengundang pembicara dari luar PT |
| 4.5.3 | Setiap dosen minimal 1 kali dalam 1 tahun menjadi pembicara yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri |
| 4.5.4 | Mendapatkan hibah internasional |
| 4.5.5 | setidaknya 30% dosen ikut dalam organisasi kemasyarakatan bidang keilmuan/asosiasi tingkat internasional |
| V | Kurikulum dan pelaksanaannya |
| 5.1.1.a | Kurikulum disusun berdasarkan format KKNI (semua kompetensi harus ada) |
| 5.1.1.b | Harus ada korelasi yang nyata antara mata kuliah dengan visi misi. Jika anda mengatakan visi misi ABC, maka tunjukan pada mata kuliah bahwa ABC itu dijalankan. |
| 5.1.2.a | Hubungan antara kompetensi dengan mata kuliah harus terlihat sangat jelas, bisa dipetakan. |
| 5.3.1.b | Materi kuliah harus disusun oleh tim Kelompok DosenBidangKeahlian, ada SK KDBK, rapat dan notulennya, beserta hasil. Materi kuliah tidak boleh disusun dari dosennya sendiri. |
| 5.4.1.a | Maksimal dosen PA membimbing 20 mahasiswa |
| 5.4.1.c | Minimal 3 kali dalam 1 semester mahasiswa ketemu dosen PA |
| 5.5.1.b | Maksimal 1 orang dosen boleh membimbing tugas akhir 4 mahasiswa |
| VI | Pembiayaan dan IT |
| 6.3.1 | Ruang dosen diupayakan 1 orang dosen punya 1 ruangan |
| 6.4.1.a | Minimal punya 400 buku referensi |
| 6.4.1.c | Minimal berlangganan 4 jurnal terakreditasi dikti dan 2 jurnal internasional |
Upaya meningkatkan nilai
Asesor bukan auditor, asesor ditugaskan melakukan asesment, beliau juga bukan investigator apa lagi forensics, karnanya lakukan improvement. tetapi ingat, asesor sudah cukup menerima argumen kita saat proses AK, saat AL fokusnya adalah bukti real dan logis, argumen hanya diperlukan untuk memperjelas bukti.
Intuisi Asesor
Beberapa syarat menjadi asesor diantaranya harus Doktor, funsional Lektor, 10 tahun pengalaman kerja dan dari program studi berakreditasi A. Oleh karena itu tentunya Asesor sudah banyak berpengalaman dan mempunyai intuisi yang sangat baik. Hal-hal berikut ini dengan mudah dideteksi oleh asesor misalnya bagaimana mungkin MoUnya banyak tetapi supporting dananya tidak memadai, bagaimana mungkin publikasinya banyak sedangkan laboratoriumnya masih pada level cukup, bagaimana mungkin manajemen pengawasan internanya baik sedangkan RPSnya saja tidak fokus, bagaimana mungkin kurikulumnya baik lulusannya saja bekerja di luar bidang, dan lain lain…
Akhirnya, selamat berjuang, ingat, esensi akreditasi adalah upaya kita untuk menjamin pendidikan tinggi yang layak dan berkualitas!! bukan hanya mengejar nilai dan pengakuan saja.
Semoga bermanfaat, maju terus pendidikan tinggi Indonesia!!!
Rekomendasi bahan bacaan:
http://staffnew.uny.ac.id/upload/131656351/penelitian/B+2010a+Strategi+Percepatan+Akreditasi.pdf